Opt sfaturi pentru lansarea unui intranet

Mulți patroni ai micilor companii înțeleg beneficiile aduse de accesul la Internet. Dar ceea ce ei nu apreciază suficient este modul în care acest mediu poate fi folosit exclusiv în cadrul companiei lor.
Planificarea și programarea unui intranet — un sit Web intern la care au acces numai cei din companie — poate impulsiona comunicarea, managementul proiectelor și poate prelua o serie de atribuții. Dar a-l folosi eficient înseamnă mai mult decât a-l realiza, a-l face funcțional și a-l lăsa să ruleze.
Cu software precum Windows SharePoint Services, un site Web privat poate fi transformat cu ușurință într-un extranet, un site restricționat, care servește unui public intern, dar care permite accesul unor utilizatori din afară atent selectați (clienți, parteneri). Extraneturile sunt utile în special atunci când furnizorii externi sunt membrii cheie în echipele de proiect.
Iată opt sfaturi despre ce să faceți și ce să evitați atunci când lansați un intranet (sau un extranet).

• Mai întâi, evaluați nevoile și dorințele angajaților
  Nu aruncați banii pe ultimele tehnologii, mergând pe ideea că acestea vor face ceea ce aveți dvs. nevoie. Primul pas în formularea unei strategii eficiente de programare este să trasați termenele limită și să stabiliți cu cine veți lucra. Vorbiți cu oamenii care au acces la sistem pentru a vă face o idee despre ceea ce își doresc cu adevărat și despre ceea ce vor folosi în mod consistent. "Acționarii companiei, inclusiv cei de la departamentele de comunicare, resurse umane, IT și vânzări, trebuie să fie ascultați," spune Toby Ward, președinte al Prescient Digital Media, un concern de consultanță din Toronto. "Sugestiile lor trebuie încorporate în forma finală și trebuie să se regăsească în funcționalitate."
  
• Stabiliți administratorul sit-ului intern
  Persoana care administrează rețeaua companiei ar fi alegerea potrivită. Dar puteți fi chiar dvs., proprietarul afacerii. Un administrator este, de obicei, programatorul site-ului, însă el mai și monitorizează accesul utilizatorilor, limitându-l la anumite arii, având un cuvânt de spus în crearea și ștergerea fișierelor, ș.a.m.d. Dar, înainte să vă lăsați dus de val în diversificarea nivelelor de acces, citiți sfatul al treilea.
  
• De dragul utilizatorilor, păstrați site-ul cât mai simplu
  Potențialul unui intranet este remarcabil. Puteți pune în comun fotografii și informații, puteți lucra la proiecte dintr-o singură locație, puteți posta anunțuri, programe și calendare, puteți partaja fișiere, și îl puteți folosi ca gazdă pentru multe alte lucruri utile. Dar nu vă grăbiți să integrați toate aceste caracteristici din prima încercare. De regulă, mai ales la început, este mai bine să păstrați intranet-ul foarte simplu, pentru ca utilizatorii să poată să învețe să lucreze cu acesta. "Angajatul nu va folosi un intranet care necesită o diplomă în psihologie pentru a putea naviga pe el," crede Pedro Sostre, director de creație al Sostre and Associates, o firmă de design pentru intranet-uri din Miami. "Includeți numai acele caracteristici relevante pentru compania dvs, pentru a evita aglomerația."

Pentru mai multe informații despre anumite caracteristici de progr
amare, citiți acest articol.

• Securizați intranetul pe cât posibil
  După cum am menționat anterior, anumite pachete cu software pentru intranet pot fi tranformate în extraneturi pentru a permite accesul anumitor utilizatori din afara companiei. Aceștia ar trebui să fie parteneri de încredere și alți colaboratori ai companiei. Însă multe companii preferă să își izoleze site-ul privat, astfel încât datele critice și comunicările să rămână în interiorul companiei. Chiar dacă oferiți sau nu acces celor din afară, trebuie să faceți o prioritate din a programa securtatea intranetului. Investigați diferitele opțiuni de securitate pentru a determina care vă poate oferi cea mai bună protecție. "Multe companii mici cred că, doar pentru că nu sunt corporații gigant, au ieșit de pe radarul hackerilor. Nimic mai fals," afirmă Sostre. " Sunt mai multe căi pentru a proteja prin parolă un intranet, cum ar fi protecția Web a directorului sau folosirea unui simplu script pentru verificarea de parole."
  
• Asigurați și securitatea internă
  Doar pentru că aveți un intranet, nu puteți permite accesul nelimitat al fiecărui angajat. Nimic nu este mai dăunător decât o persoană neexperimentată care umblă în arii neautorizate și care, fără să vrea, strică ceva. Așa că, păstrați o deschidere moderată. "Angajații pot face greșeli într-un intranet," spune Sostre. "Orice funcții avansate, precum ștergerea fișierelor, editarea proiectelor sau actualizarea știrilor ar trebui să fie restricționate, accesul fiind permis numai administratorilor. În acest fel, alții nu vor șterge un fișier important din greșeală și nu vor actualiza știrile folosind informații inadecvate."
  
• Testați-vă sistemul în mod agresiv
  Chiar și cel mai bine realizat intranet poate avea probleme. Înainte de a oferi acces tuturor din companie, testați-vă sistemul pentru a vă asigura că funcționează corect. În particular, verificați cum funcționează atunci când mai mulți utilizatori rulează sistemul în același timp. "Nu uitați să testați înainte de a încărca sistemul," ne sfătuiește Josh Morgart, administrator de rețea al Expetec, un concern tehnologic din Aberdeen, South Dakota. "Însărcinați câțiva utilizatori să testeze funcțiile sistemului, să stea pe forum cu câteva săptămâni înainte de lansare, pentru a asigura o bună funcționare."
  
• Facilitați realizarea actualizărilor
  O altă greșeală frecventă, în special în cazul companiilor care își fac un intranet pentru prima oară, este credința că rețeaua are o formă fixă. Nimic mai departe de adevăr. Ca și în cazul afacerii, planificați creșterea și dezvoltarea intranetului. O cale de a acționa proactiv este să instalați un intranet ale cărui funcții să depășească nevoile curente. "Țineți cont că doriți să vă dezvoltați. Nimic nu dăunează mai mult unui intranet decât lipsa de accesibilitate," spune Morgart. "Înmulțiți suma angajaților care utilizează acum intranetul cu trei, pentru a avea o marjă de dezvoltare. În acest fel, puteți evita schimbare sau oprirea completă a serverelor."
  
• Atenție la limbaj(ul de programare)
  Un ultim aspect în planificarea dezvoltării este folosirea unui limbaj care poate fi ușor actualizat pe măsura ce intranetul dvs. crește și se modifică. Ca și în cazul altor elemente, cu cât mai simplu este limbajul, cu atât mai bine va funcționa intranetul. "Asigurați-vă că folosiți un limbaj ușor de actualizat," zice Morgart. "De exemplu, noi optăm pentru ASP.NET, pentru că nu se prea schimbă. Altele pot necesita timp și opțiuni suplimentare, de la o versiune la alta."

Vrei sa fii la curent cu articolele publicate ? ABONEAZA-TE ACUM ! Nu te costa nimic